- Deutsche Teams am effizientesten: Nur 15,9 Prozent manuelle Arbeit
- Internationale Teams: Routineaufgaben binden bis zu 1,58 Mio. Euro pro Jahr
- Größter Zeitfresser: Prüfung von Lieferantenunterlagen auf Vollständigkeit
Frankfurt am Main, 15. Oktober 2026 – Angebote sichten, Lieferantenunterlagen prüfen, Rückfragen beantworten: Ein erheblicher Teil der Einkaufskapazität geht für Tätigkeiten drauf, die längst maschinell erledigt werden könnten. Eine Studie von Ivalua unter 800 Einkaufs- und Supply-Chain-Verantwortlichen in Deutschland, Frankreich, Großbritannien und den USA beziffert diese Lücke – und macht sichtbar, was sie kostet.
Im internationalen Schnitt entfallen 18,6 Prozent der Teamarbeitszeit auf manuelle Aufgaben, die sich automatisieren oder von KI übernehmen ließen. Deutsche Teams arbeiten mit 15,9 Prozent am effizientesten im Ländervergleich, am oberen Ende liegen die USA mit 21,3 Prozent. Doch auch ein Sechstel ist viel: Rechnet man diesen Anteil gegen die durchschnittlichen jährlichen Personalausgaben für Einkauf und Supply Chain, binden automatisierbare Routinen in Deutschland etwa 1,3 Millionen US-Dollar (ca. 1,1 Millionen Euro) pro Organisation und Jahr. International sind es rund 1,5 Millionen Dollar, in Großbritannien mit etwa 1,8 Millionen Dollar am meisten.
Immer dieselben Handgriffe
Der manuelle Aufwand konzentriert sich auf wenige, klar umrissene Tätigkeiten. 55 Prozent der Befragten nennen das Prüfen von Lieferantenunterlagen auf Vollständigkeit als einen der größten Zeitfresser, 49 Prozent das Analysieren von Angeboten, des Weiteren das Auswerten von Fragebogenergebnissen und das Erstellen von Lieferantenfragebögen – genau solche, die sich gut standardisieren lassen.
Der Wille ist da – und der Effekt messbar
Die Bereitschaft zur Automatisierung ist ausgeprägt: 73 Prozent der Einkaufsverantwortlichen wollen Technologie einsetzen, um Beschaffung zu automatisieren und zu beschleunigen. Wo KI bereits im Einsatz ist, zeigt sich der Nutzen unmittelbar:
72 Prozent der Unternehmen, die KI nutzen, berichten von mehr Zeit für Strategie und Beziehungspflege seit der Einführung. 69 Prozent haben nach eigener Einschätzung bereits einen ganz oder teilweise realisierten Return on Investment erzielt, und 63 Prozent sagen, KI-Assistenz mache sie effizienter, sodass sie sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren könnten. Gefragt, worauf sie freigesetzte Zeit verwenden würden, nennen Einkaufsteams vor allem Co-Innovation mit Lieferanten, Krisen- und Szenario-Planung sowie die Pflege von Lieferantenbeziehungen.
„Für die deutsche Industrie sind die Befunde doppelt bedeutsam: Dass sie die geringste manuelle Last meldet, spricht für ihre Prozessdisziplin. Dass gleichwohl über eine Million Euro pro Organisation in automatisierbarer Routine gebunden bleibt, zeigt, wie groß der Spielraum selbst dort ist, wo bereits vergleichsweise effizient gearbeitet wird“, bewertet Simon Eger, Director Central Europe bei Ivalua, die Ergebnisse.
Voraussetzung bleibt die Datenbasis
Was ist zu tun? Simon Eger rät: „Automatisierung greift nur, wo Lieferantenstammdaten, Angebote und Prüfkriterien in einer verlässlichen, konsolidierten Form vorliegen. Wer die Automatisierungslücke schließen will, adressiert deshalb zuerst die Datenbasis und automatisiert dann die Prozesse, in denen die meiste Zeit versickert. Dann verwandeln sich die 1,1 Millionen Euro, die derzeit jedes Jahr verlorengehen, in eine Investition in Lieferantenbeziehungen, Risikomanagement und Geschäftsstrategie.“
Über die Studie
Die Umfrage wurde im März 2026 von Sapio Research im Auftrag von Ivalua durchgeführt. Befragt wurden insgesamt 800 Einkaufs- und Supply-Chain-Entscheiderinnen und -Entscheidern aus Deutschland, Frankreich, den USA und dem Vereinigten Königreich (je 200 pro Land). Die Teilnehmenden verantworten Beschaffungs-, Logistik- oder Lieferkettenfunktionen in Organisationen unterschiedlicher Größe und Branche. Fragen zur direkten Materialbeschaffung wurden Unternehmen aus direkt beschaffenden Industrien gestellt (Teilstichprobe: 240).
